الفهرس الآلي (الإلكتروني)

نظام المكتبة:

المقصود بنظام المكتبة مجموعة من الأنشطة تتضمن العمليات التي تهدف إلى الحصول على أوعية المعلومات في أنماطها المتعددة ومصادرها المتنوعة وتسجيلها وإعدادها فنياً للاستخدام، وتقديم خدمات المعلومات للمستفيدين على اختلاف فئاتهم ودرجات تنوع احتياجاتهم من المعلومات.

نظام المكتبة الإلكتروني:

يُعتبر نظام المكتبة الإلكتروني أداة فعالة ما بين العصنر البشري المدرب والبرامج المناسبة لاحتياجات المكتبة في أداء ضبط العمليات والخدمات التي تتم بالمكتبة بشكل يحقق سرعة أداء عالية ودقة أكبر وتكلفة أقل وتوفير موارد وخدمات معلومات أكثر فعالية ومرونة بشكل يعظم العائد من تكلفة نظام المكتبة المبنية على الحاسب.

فالنظام­ الإلكتروني للمكتبة هو جزء من نظام المعلومات الإلكتروني في أي مؤسسة، وجرى العرف في الدول العربية على تعريف نظام المكتبة الإلكتروني على أنه برنامج يمكن تشغيله من خلال الحاسب الإلكتروني خاص بالفهرسة الوصفية الموضوعية لأوعية المعلومات المختلفة في المكتبة.

نُظُم الفهرسة الالكترونية:

هي صيغة تضمن العمل في انسجام للمدخلات “كالبيانات والمعلومات والوثائق” مع البرامج والأجهزة، والقوى البشرية المتخصصة المدربة من أجل ضمان التحكم في تدفق المعلومات بالشكل الذي يلبي احتياجات مجتمع المعلومات وخداماتها.

دوافع استخدام الفهرسة الآلية في المكتبة:

لا توجد في الواقع إجابة واحدة شاملة من هذا السؤال تصلح لجميع المكتبات حيث تتنوع الدوافع للمكتبات حسب طبيعتها وظروفها فترى بعض المكتبات أن دوافعها للاستخدام  الآلي:

  • عمل شيء أقل تكلفة- أكثر دقة- أكثر سرعة.
  • عمل شيء مستحيل يدوياً.
  • عمل شيء غير فعال بالطرق اليدوية بسبب الحجم المتزايد أو التعقيد.
  • تستخدم النظم لتقديم خدمات أفضل لأكبر عد من المستفيدين.
  • الحجم المتزايد للنشاط الذي يتم في المكتبة.
  • الحاج لتحسين ضبط العمليات.
  • الحاجة لتحسين الخدمة للمستفيدين مثل قائمة الإضافات الجديدة.
  • الحاجة لمنع التكرار في الجهد.
  • الحاجة لتقديم خدمات جديدة مثل اتصال مباشر ببنك المعلومات.
  • مواجهة الزيادة الهائلة في المعلومات ومصادرها.
  • توفير الوقت والمال في الوظائف والخدمات التي تقوم بها المكتبات.
  • توفير أرضية مشتركة في للعمل والتعاون مع أنظمة المكتبات الأخرى.
  • إتاحة الفهرس الالكتروني على الخط المباشر للمستفيدين.
  • رفع كفاءة عملية الفهرسة من خلال الإخلال من عمليات الفهرسة الأصلية لمصادر المعلومات قدر الإمكان.
  • توفير إمكانات متنوعة للبحث من خلال مداخل مختلفة.
  • تقليص جم السجلات والفهارس الورقية التي تستخدمها المكتبة.
  • الاشتراك في الموارد المتوفرة على مستوى أقسام المكتبة الواحدة وكذلك بين المكتبات المختلفة.
  • زيادة الحاجة إلى المعلومات: وذلك لإنجاز القرارات والتحكم في مجالات العمل المختلفة.
  • تطوير الخدمات المكتبية الحالية.